Основные принципы Регламента
- Документ определяет методы обработки обращений от лиц, данные которых обрабатываются, их законных представителей, а также запросов от уполномоченных органов о корректировке, неправомерной обработке, аннулировании согласия на обработку данных и предоставлении доступа к личной информации. Регламент устанавливает порядок действий по обработке таких обращений в соответствии с нормами статьи 14 Федерального закона «О персональных данных».
- Термин «запрос» обозначает инициативу субъекта на изменение, блокировку или удаление его персональных данных, если данные утратили актуальность, являются неточными или были получены не в соответствии с законом.
- Запрос должен содержать информацию, подтверждающую личность заявителя, информацию о взаимодействии с оператором данных, и оформляться в соответствии с законами РФ.
- Рассмотрение запросов выполняется с соблюдением законных прав субъектов и обязательств оператора, как это предписано в законодательстве.
Процедура регистрации и приема запросов
- Запросы могут быть поданы разными способами, включая личную подачу, почту, или электронные коммуникации.
- Обращения принимаются и регистрируются специализированным сотрудником, задействованным в обработке данных в компании.
- К запросу прилагаются копии документов, удостоверяющих личность, при этом оригиналы возвращаются отправителю или направляются ему почтой.
- Оператор анализирует каждое обращение, проверяя его на актуальность и предыдущие обращения.
- На повторные запросы, соответствующие законным критериям, ставится специальная отметка. Отказ возможен в случае несоответствия запроса установленным нормам.
- Вся информация о запросе вносится в регистрационный журнал в течение трех дней с момента его получения.
- Неверно адресованные запросы пересылаются на корректный адрес.
Этапы рассмотрения запросов
- После регистрации запросы немедленно передаются на рассмотрение руководству для назначения исполнителей и выдачи поручений.
- На определение исполнителей и выдачу поручений отводится не более пяти календарных дней.
- Если запрос содержит требование о корректировке данных, руководство в день получения запроса выдает поручения на необходимые действия.
- В поручении указываются данные исполнителей, детали задачи, сроки и прочие важные аспекты.
Методика обработки запросов
- Для гарантии объективности ответственное лицо обеспечивает тщательный, справедливый и своевременный анализ каждого запроса, включая запрос дополнительных материалов от соответствующих сотрудников организации.
- Общий срок для рассмотрения запроса составляет до десяти рабочих дней с момента его приема, за исключением случаев, когда закон предписывает более короткий срок.
- В течение указанного периода происходит подготовка и визирование ответа, его детальное изучение, согласование, оформление подписи и последующая отправка субъекту запроса.
- Если требуется, срок рассмотрения может быть продлен на пять дней, с обязательным уведомлением заявителя о причинах задержки.
- В случае запроса о прекращении обработки данных оператор должен прекратить обработку в установленный законом срок, за исключением специфических обстоятельств, оговоренных в законе.
- Возможное продление этого срока на пять дней также требует уведомления субъекта запроса о причинах такого решения.
Разработка ответов на запросы
- Финальные ответы подписываются либо руководителем организации, либо его заместителем в его отсутствие.
- Ответственность за подготовку ответа лежит на руководителе соответствующего подразделения. Основным исполнителем считается первый в списке, если иных указаний не последовало.
- Ответы, направленные через общедоступные информационные системы, отправляются на адрес, указанный в исходном обращении.
- Ответ должен быть изложен просто и четко, с полным охватом всех аспектов, поднятых в запросе.
- Запрос считается удовлетворенным после того, как субъекту предоставлены все требуемые сведения или выполнены действия, предусмотренные законодательством.
- Предоставление информации происходит в форме подачи запроса, если в запросе не указано иное.
- Письменные ответы оформляются согласно стандартам делопроизводства, включая все необходимые регистрационные данные и подписи.
Надзор за выполнением регламента
За контроль выполнения регламента отвечает лицо, назначенное в организации, специализирующееся на обработке персональных данных.
